La Ley 1581 de 2012 dicta las disposiciones generales de la protección de datos personales, con el fin “de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”

Todas las disposiciones generales de la protección de datos contenida en la Ley 1581 de 2012 son implementadas por PORTAVOZ CONSULTORÍA, y es por esta razón que PORTAVOZ CONSULTORÍA adopta este Manual Interno de Políticas y Procedimientos, para garantizar que todas las disposiciones que rigen la Ley 1581 de 2012 se cumplan y sea de fácil entendimiento por los titulares de los datos personales que PORTAVOZ CONSULTORÍA recolecta.

Introducción

PORTAVOZ CONSULTORÍA es una microempresa privada, bajo el tipo de Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) que presta servicios de asesoría de gerencia de canal para la industria de tecnologías de la información. PORTAVOZ CONSULTORÍA adopta de forma voluntaria el presente manual, el cual establece todos los lineamientos del tratamiento de los datos personales en el desarrollo de las funciones prestadas por PORTAVOZ CONSULTORÍA, bajo las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia, y demás normas que reglamentan o complementan las disposiciones del tratamiento de la Protección de Datos Personales en Colombia.

Capitulo I. Ámbito de aplicación

Las políticas, procedimientos, términos y condiciones de este manual se aplicarán a cualquier registro de datos personales de forma presencial o virtual, en el proceso de adquisición de cualquier servicio, inscripción o información. PORTAVOZ CONSULTORÍA actualmente se encarga del tratamiento de los datos personales, pero no descarta la posibilidad de transferir este rol a un tercero.

1.2 Definiciones

Para la correcta y apropiada interpretación de la protección del habeas data, la ley 1581 de 2012 define:

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pude generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición , así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información a los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable de tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implican la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.3 Principio de seguridad

PORTAVOZ CONSULTORÍA proporcionara todas las medias técnicas, humanas y administrativas necesarias para la seguridad de los datos personales.

Capitulo II. Tratamiento

2.1. Clasificación de base de datos

2.1.1 Base de datos de los empleados

Esta base de datos contiene datos de personas naturales que se encuentran vinculadas laboralmente con PORTAVOZ CONSULTORÍA, cuyo tratamiento tiene como objetivo cumplir con todas las disposiciones legales y reglamentarias.

2.1.2 Bases de datos de Contratistas y Proveedores

Esta base de datos contiene datos de personas naturales que mantiene un vínculo contractual y comercial con PORTAVOZ CONSULTORÍA, cuyo tratamiento tiene como objetivo cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas para el normal funcionamiento, adquisiciones de servicios o bienes demándanos por PORTAVOZ CONSULTORÍA.

2.1.3 Base de datos con información General

Esta base de datos contiene datos de información personal que no es sensible, cuyo objetivo es cumplir con alguna finalidad especifica de PORTAVOZ CONSULTORÍA.

Capitulo III. Prerrogativas y derechos de los titulares

PORTAVOZ CONSULTORÍA garantiza y reconoce a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

1. Acceder, actualizar y rectificar los datos personales que tiene PORTAVOZ CONSULTORÍA.

2. Presentar quejas por infracciones de la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Modificar, revocar o solicitar la suspensión de los datos personales que PORTAVOZ CONSULTORÍA tenga, cuando no se cumplan los derechos y garantías vigentes del titular.

Capitulo IV. Deberes de PORTAVOZ CONSULTORÍA relacionadas con el tratamiento de los datos personales

Para PORTAVOZ CONSULTORÍA es importante respetar y seguir la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, y cumplir con los siguientes deberes:

1. Garantizar el derecho de hábeas data del titular.

2. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de datos.

3. Conservar la información suministrada por el titular de manera adecuada. 

4. Rectificar la información cuando sea incorrecta.

5. Prestar atención a las consultas y reclamos de los titulares.

6. Tener un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para ejecutar adecuadamente la ley y la atención de consultas y reclamos.

7. Cumplir con las instrucciones y/o requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.1 Deber de secreto y confidencialidad

PORTAVOZ CONSULTORÍA garantiza que toda persona que participe en el tratamiento de datos de carácter personal, privado y secreto profesional los guardaran hasta finalizar relaciones contractuales con PORTAVOZ CONSULTORÍA.

V. Políticas de tratamientos de la información

5.1 Generalidades sobre la autorización

PORTAVOZ CONSULTORÍA solicita la autorización para el tratamiento de los datos personales que son utilizado como prueba. La autorización se puede dar por cualquier medio, por ejemplo, por contrato o por la página web cuando el titular llenen algún formulario.

Se informará de la finalidad del tratamiento de datos, los derechos que asiste como titular y el correo electrónico donde pude solicitar consultas y/o reclamos en cualquier medio de recolección de datos de PORTAVOZ CONSULTORÍA.

5.2 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización se pude dar por medio de documentos físicos, electrónicos, mensajes de datos, internet, sitios web y en cualquier formato de consulta, o cualquier mecanismo técnico o tecnológico idóneo que pueda consentir vía clic o doble clic de manera inequívoca el consentimiento del titular.

5.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del titular no será necesaria para PORTAVOZ CONSULTORÍA en los siguientes casos:

1. Información personal requerida por entidades públicas o administrativas para efectos legales o por orden judicial.

2. Información personal requerida por terceros para el desarrollo de actividades o servicios que ofrece PORTAVOZ CONSULTORÍA.

5.4 Derechos de los titulares

5.4.1 Derecho de acceso

PORTAVOZ CONSULTORÍA garantiza el derecho de acceso siguiendo los parámetros de la Ley 1581 de 2012, con previa acreditación de la identidad del titular y/o representante y legitimidad.

5.4.2 Derecho de consulta

PORTAVOZ CONSULTORIA garantiza el derecho de consulta siguiendo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012. PORTAVOZ CONSULTORÍA dispondrá de medidas que permitan la autentificación del titular de los datos personales para realizar alguna consulta o petición. La atención de solicitudes de consulta de datos personales se realizará por correo electrónico. PORTAVOZ CONSULTORÍA tramitará las solicitudes en un plazo máximo de (10) días hábiles a partir de la fecha de solicitud, si este plazo se supera, el titular de la solicitud será notificado.

5.4.3 Derecho a reclamar

El titular de los datos personales puede mandar la solicitud para corrección, actualización o eliminación de los datos personales. En este caso, se debe presentar la reclamación por medio del correo electrónico.

El titular podrá presentar el reclamo conforme a lo estipulado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Para esto, el titular deberá entregar la información requerida completa, sin embargo, tendrá un plazo máximo de (5) días hábiles a partir de la notificación por parte de PORTAVOZ CONUSLTORÍA de errores o fallas. Si el titular no corrige o modifica dicha documentación en un plazo máximo de (2) meses, PORTAVOZ CONSULTORÍA entenderá que el titular desistió del reclamo. Cuando

el titular envié la información completa, sin errores o fallas PORTAVOZ CONSULTORÍA mandara una notificación vía correo electrónico informando que el reclamo está en trámite. PORTAVOZ CONSULTORÍA tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para resolver la reclamación, si por algún motivo no se atiende la solicitud, el titular será notificado vía correo electrónico.

5.4.4 Derecho a la rectificación y actualización de datos

El titular podrá solicitar que se rectifique o actualicen sus datos personales porque le resulten incompletos o inexactos, siguiendo los procedimientos señalados en el ítem anterior con la documentación que avale dicha corrección o actualización.

5.4.5 Derecho a la eliminación de datos

El titular tiene derecho en todo momento de solicitar a PORTAVOZ CONSULTORÍA, la eliminación de sus datos personales, teniendo en cuenta las siguientes premisas:Los datos no están siendo tratados conforme a los deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente de Protección de Datos personales.

1. Los datos no están siendo tratados conforme a los deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente de Protección de Datos personales.

2. datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.

5.2.7 Reglas generales aplicables

PORTAVOZ CONSULTORÍA ha establecido unas reglas generales para la protección de los datos e información personal, estas son:

1.  PORTAVOZ CONSULTORÍA utilizara los datos personales para el desarrollo de su objeto, para cumplir con los deberes legales y para entender el comportamiento del titular.

2.  PORTAVOZ CONSULTORÍA utilizara los datos según la finalidad de los datos.

3. PORTAVOZ CONSULTORÍA obtendrá o utilizara datos personales porque la ley lo dispone, por la relación que se tiene con el titular o porque el titular así lo autoriza.

4. PORTAVOZ CONSULTORÍA informara al titular de la finalidad de la recolección.

5. La autorización del tratamiento de datos se pude dar por cualquier medio.

6. PORTAVOZ CONSULTORÍA conservará los archivos de la base de datos que contenga datos personales, según lo estipulado por la normatividad vigente. La vigencia de la base de datos estará atada al ejercicio del objeto social de PORTAVOZ CONSULTORÍA.

7. PORTAVOZ CONSULTORÍA pondrá a disposición del titular todos los mecanismos para que pueda actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales bajo los términos y condiciones estipuladas.

Capítulo VI. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer su derecho a conocer, reclama, actualizar, rectificar y eliminar los datos personales

6.1 Generalidades

1. Si el titular quiere consultar o reclamar frente a los derechos que le infieren sobre datos personales, deberá enviar un correo a portavozconsultoriasas@gmail.com, adjuntando la fotocopia del documento de identidad del titular o cualquier documento que acredite la identidad y titularidad.
2. Si el titular quiere realizar una actualización, rectificación o eliminación de los datos personales que le infieren, solo lo puede hacer el titular.
Únicamente se podrá actuar a través de un representante legal o apoderado, cuando el titular se encuentre en situación de incapacidad o hechos que imposibiliten actuar en nombre propio. En tal caso, el representante legal o apoderado deberá acreditar tal condición.

6.2 Procedimientos

6.2.1 Reclamos

Cuando el titular considere que la información incluida en la base de datos necesita ser corregida, actualizada o eliminada, podrá presentar un reclamo al correo portavozconsultoriasas@gmail.com. Este reclamo únicamente lo puede hacer el titular, considerando la información descrita del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las reglas descritas a continuación:

El titular deberá entregar la información requerida completa, indicando las correcciones a realizar y aportando documentos que avalen dicha petición, sin embargo, tendrá un plazo máximo de (5) días hábiles a partir de la notificación por parte de PORTAVOZ CONUSLTORÍA de errores o fallas. Si el titular no corrige o modifica dicha documentación en un plazo máximo de (2) meses, PORTAVOZ CONSULTORÍA entenderá que desistió del reclamo. Cuando el titular envié la información completa, sin errores o fallas,

PORTAVOZ CONSULTORÍA mandara una notificación vía correo electrónico, informando que el reclamo está en trámite. PORTAVOZ CONSULTORÍA tendrá un plazo máximo de 15 días hábiles para resolver la reclamación, si por algún motivo PORTAVOZ CONSULTORÍA no atiende la solicitud, el titular será notificado vía correo electrónico.

6.2.2 Requisitos para la atención de reclamos, rectificaciones, actualización y eliminación de datos

Se debe presentar una carta de reclamación por medio escrito dirigida a PORTAVOZ CONSULTORÍA o al correo portavozconsultoriasas@gmail.com. La carta debe contener como mínimo:

1. Fecha de la solicitud

2. Descripción detallada de reclamo.

3. Fotocopia del documento de identificación

4. Dirección de contacto física y electrónica.

5. Teléfono de contacto

6. Si es el caso, el representante del titular debe adjuntar un documento que lo acredite como representante del titular y una fotocopia de su documento de identidad.

6.2.3 Términos para la atención de reclamos

PORTAVOZ CONSULTORÍA atenderá el reclamo del titular en un máximo de (15) días hábiles a partir del día que se reciba la carta de reclamación, si por alguna razón no hay una respuesta por PORTAVOZ CONSULTORÍA en este plazo, se notificara al titular

Capitulo VII. Función de protección de datos personales al interior de PORTAVOZ CONSULTORÍA

7.1 Responsable

PORTAVOZ CONSULTORÍA designa como responsable de Protección de Datos Personales a Andrea Rincón asistente administrativa y financiera que estará encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para la rectificación, actualización y eliminación de los datos personales en los términos establecidos.

Capitulo VIII. Legislación aplicable, contacto y vigencia

El Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos, se elaboró siguiendo estas normas:

1. Constitución Política, artículo 15.

2. Ley 1581 de 2012.

3. Decreto 1377 de 2013.

4. Sentencia C – 748 de 2011

5. Avisos de privacidad.

8.1  Información de contacto

Si tiene alguna pregunta acerca de esta política, envié un correo a portavozconsultoriasas@gmail.com

8.2 Vigencia

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos rige a partir de (25) de septiembre de 2019. PORTAVOZ CONSULTORÍA podrá realizar modificaciones al presente documento para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012 y todos los decretos y normas que se modifiquen o se deroguen.